Qual è il modus operandi che ti garantirà un evento riuscito?
La promozione di un evento, nell’epoca del bombardamento promozionale e informativo ad opera dei media, è la chiave che apre le porte al raggiungimento dell’obiettivo. Dico questo perché, oltre ad esserne fermamente convinta, ho assistito e partecipato personalmente a eventi organizzati in ogni singolo dettaglio ma che hanno avuto uno scarso successo perché la promozione non è stata adeguata.
Ho ascoltato i racconti di committenti che hanno speso cifre rilevanti per la realizzazione di un evento affinché fosse perfetto e non ricevere un riscontro, oltre che un ritorno di investimento adeguato.
Dunque oggi decido di spiegarti come tutto questo può essere evitato, con quelli che sembrano accorgimenti ma che in realtà sono componenti strutturali di un evento riuscito.
I valori aggiunti di un buon piano di comunicazione per un evento
Inizio a parlarti di come il reperimento delle informazioni di base, e cioè:
- obiettivo dell’evento
- caratteristiche e proposta differenziante rispetto altri eventi analoghi
- pubblico a cui si rivolge
non vada assolutamente dato per scontato. Esistono infatti approcci differenti per reperire queste linee guida, fondamentali tanto per la comunicazione quanto per la riuscita dell’evento stesso.
Come “calcolare” l’obiettivo aziendale di un evento?
Il primo passo per raggiungere un obiettivo, in generale nel business e in particolare a un evento, è quello di averlo ben chiaro. Questa può sembrare un’affermazione banale, ma in realtà più ci si mette nelle condizioni di tramutare le aspettative in numeri o azioni che ci si aspetta che gli ospiti compiano, più la strategia funzionerà.
Per questo motivo, laddove è possibile quantificare, personalmente sottopongo ai miei clienti dei quesiti molto specifici in merito come ad esempio:
- Quanti prodotti/servizi (indica un range) desideri che i tuoi clienti acquistino durante l’evento?
- Qual è l’azione specifica che vuoi che i tuoi clienti compiano?
- Nel caso del Team Building, ad esempio, chiedo sempre qual è la specifica problematica che riscontri e che va superata?
ecc… ecc…
Questo serve per poter misurare nella maniera più precisa possibile il risultato che si desidera ottenere, e per iniziare a profilare i modi più efficaci per ottenerlo, partendo proprio dalla comunicazione.
Lo testimonia Sabina Gatto, CEO di SIT IMMOBILIARE con le sue parole:
“Affidarmi ai servizi di SR-more than events mi ha permesso una maggiore visibilità dell’evento, di presentare un progetto innovativo e la sua importanza alle Banche e di proporre a tutto il mio Network un nuovo format e un’efficace condivisione con importanti imprenditori del territorio.
L’evento è stato un successo, pianificato nel dettaglio e ho ricevuto molti complimenti da un pubblico non sempre facile da motivare e coinvolgere.
Ma il fattore più importante è che la sua agenzia si occupi di tutto: dalla creazione della grafica, alla gestione di video e foto, tutta la gestione comunicativa e operativa fino al post evento.”
Buyer Persona e il posizionamento della comunicazione pubblicitaria
Un’altro aspetto fondamentale da tenere in considerazione nella comunicazione di un evento è quella di individuare il “dove” e il “come” questa deve essere svolta.
L’individuazione di luoghi fisici e virtuali dove si raduna in target e dove è possibile interagire e farsi notare da esso, infatti, gioca un ruolo cruciale.
Per quanto concerne il “come” interfacciarsi con il target, la risposta si trova nell’ascolto, che in gergo si chiama appunto listening dell’audience.
L’individuazione e lo studio della cosiddetta Buyer Persona, che corrisponde al cliente target “tipo”, è fondamentale per conoscere i mezzi, il linguaggio e le argomentazioni con le quali è bene approcciarsi per ottenere il risultato.
Anche in questo caso, è bene non fermarsi alla superficie: questo è un processo che va affrontato nei mesi precedenti all’evento, che consentirà di massimizzare e ottimizzare le strategie di comunicazione e le scelte che le compongono, attraverso l’analisi e la produzione di risposte strategiche orientate alla soddisfazione dei bisogni dei Buyers.
Promozione mirata: utile e non invasiva, che accompagni il Buyer a voler prendere parte all’evento spontaneamente
In generale nella promozione, ma nel particolare caso dell’evento, in cui è richiesto un coinvolgimento molto attivo dei Buyers (recarsi in loco, prenotare o acquistare un biglietto, ecc…) risulta fondamentale suscitare un interesse spontaneo, promuovendo l’evento con mezzi online/offline che mettano in risalto i motivi per cui partecipare possa essere utile/piacevole/importante;
Esempio: se stiamo promuovendo un convegno medico, non manderemo e-mail a un indirizzo che serve al professionista per lavorare, ma ad esempio un Dossier che possa leggere con calma anche a casa, dove esponiamo in dettaglio di cosa tratterà il convegno, arricchendo il testo di informazioni utili sulle novità in campo medico che verranno trattate.
E dopo che l’azione desiderata è stata compiuta? Finisce tutto?
Ovviamente la risposta è no. Personalmente, cerco sempre modi per mantenere vivo sia l’interesse che i contatti.
Uno dei modi che prediligo, è quello di creare un vero e proprio portale dell’evento con cui fare interagire gli utenti.
In particolare la piattaforma che metto a disposizione dei miei clienti gestisce tutti i dati e le preferenze del singolo ospite, raccogliendo informazioni personali utili all’evento, tra cui:
- le sue preferenze su un’agenda “multiscelta”, dove l’ospite può decidere quali attività svolgere tra numerose proposte.
- fornire informazioni sulle sue preferenze/ necessità alimentari e tutti i consensi.
- oltre a ciò, la piattaforma consente la raccolta dei feedback post evento, con la condivisione della galleria fotografica e video. Tutto pensato e gestito con grande chiarezza, precisione e cura del dettaglio per i vari attori dell’evento: Cliente, Ospiti e organizzatore.
Ti piacerebbe parlare del tuo prossimo evento con me?
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